Sistem informasi akuntansi (SIA) sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan yang bergerak di bidang apapun karena mengandung sebuah proses untuk melaporkan kondisi keuangan perusahaan secara akurat dan benar untuk semua pihak yang membutuhkan. Proses tersebut berkaitan dengan teknologi informasi untuk memajukan usaha atau bisnis. SIA akan memudahkan perusahaan melakukan sebagian besar kegiatan perusahaan. Dengan memberikan informasi yang tepat dan akurat, biaya produksi dapat ditekan dan menjadi lebih efektif dan efisien. Sebenarnya apakah yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi itu? Simak pengertian dan fungsinya di bawah ini!
Apa itu Sistem Informasi Akuntansi (SIA)?
SIA menurut Mulyadi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (2001). Sedangkan menurut Nugroho Widjajanto (2001), SIA adalah susunan formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Dari sini dapat disimpulkan bahwa SIA merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai formulir, catatan dan laporan yang telah disusun dan menghasilkan suatu informasi keuangan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian manajemen perusahaan dapat melihat keuangan dengan jelas melalui sistem tersebut. Selain itu, manajemen juga dapat mengontrol kinerja dari sistem yang digunakan. Dahulu pencatatan akuntansi menggunakan cara yang manual. Akan tetapi seiring berkembangnya zaman, saat ini sebagian besar SIA menggunakan otomatisasi.
Fungsi
Sistem keuangan yang menyediakan informasi memiliki beberapa fungsi dalam keberlangsungan usaha. Berikut beberapa fungsinya:
Mengumpulkan semua data kegiatan bisnis perusahaan dan menyimpan data tersebut secara efektif dan efisien. Selain itu, SIA juga dapat mencatat semua sumber daya yang berpengaruh terhadap usaha tersebut dan semua pihak yang terkait. Dengan fungsi ini, tidak akan ada suatu hal dalam perusahaan yang tidak tercatat.
Mengambil data yang diperlukan dari berbagai sumber dokumen yang berkaitan dengan aktivitas bisnis. Data yang sudah tersimpan akan lebih mudah diambil karena setiap detail dari data sudah terekam dengan SIA.
Membuat dan mencatat data transaksi dengan benar ke dalam jurnal-jurnal yang diperlukan dalam proses akuntansi sesuai dengan urutan dan tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan ini bertujuan untuk mempermudah pihak-pihak yang membutuhkan dalam pengecekan semua transaksi sehingga jika terjadi suatu kesalahan dapat dikoreksi dengan mudah dan dapat diketahui penyebabnya dengan cepat.
Mengubah sekumpulan data menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan perusahaan. Informasi ini berbentuk laporan keuangan baik secara manual maupun secara online yang diperlukan oleh semua pihak.
Sebagai suatu sistem pengendali keuangan agar tidak terjadi suatu kecurangan. Dengan sistem ini, keuangan perusahaan dapat dilacak dengan pasti karena sistem pertanggungjawaban yang detail. Fungsi ini dapat menjaga aset perusahaan dan mengurangi risiko untuk penggelapan aset oleh semua pihak terkait.
Bagian
People : Mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi.
Procedure : Mengumpulkan, memproses dan menyimpan data yang berhubungan dengan aktivitas organisasi.
Data : Kegiatan atau proses bisnis.
Software : Memproses data yang ada di organisasi.
Infrastruktur Informasi Teknologi : komputer dan peralatan lainnya.
Keandalan
Menurut American Institute of CPA (AICPA) dan Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA), terdapat lima prinsip dasar yang penting bagi keandalan sistem ini, yaitu :
Keamanan – Akses ke sistem dan datanya dikontrol dan dibatasi hanya untuk yang berwenang.
Kerahasiaan – Perlindungan informasi sensitif dari pengungkapan yang tidak sah.
Privasi – Pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan informasi pribadi tentang pelanggan dilakukan dengan cara yang tepat dan privat.
Memproses integritas – Pemrosesan data yang akurat, lengkap, dan tepat waktu dilakukan dengan otorisasi yang tepat.
Ketersediaan – Sistem ini tersedia untuk memenuhi kewajiban operasional sesuai kontrak.
Jika perusahaan menerapkan SIA dengan baik, diharapkan semua laporan dapat disajikan tepat waktu. Jadi semua pihak internal maupun eksternal dapat mengambil keputusan dengan baik mengenai perkembangan perusahaan. Penggunaan SIA yang efektif akan membantu perkembangan perusahaan dalam jangka waktu yang panjang. Untuk mendukung sebuah usaha yang memiliki sebuah SIA yang baik tentunya butuh sistem pencatatan dan pelaporan yang baik pula.
Dengan adanya SIA, laporan keuangan di setiap akhir periode akuntansi akan lebih mudah dilakukan. Selain mudah, ketepatan dalam pembuatan laporan pun lebih efektif. SIA membuat kinerja perusahaan maksimal dan proses kinerja perusahaan lebih efektif dan efisien. Kemudahan SIA kini bisa didapat dengan mudah dengan Jurnal.